Financial Policies: Forms

大多数财务表格可在 SkidSync 在你的俱乐部门户的财政标签下. 审核并批准财务报表 每周由SGA财务副总裁，领导主任 在审核过程中的活动和SGA会计. Some forms require 来自多个学院实体的额外审查/批准，因此提交请求 in advance of your event.

Expense Requests

• 费用申请单可用于申请报销，最高可达200美元，预支现金 最高200美元，网上信用卡购物用SGA信用卡，付款以合同约定为准 学生/员工和/或支票直接开给外部供应商. It is 最好俱乐部/委员会直接向外部供应商付款.
• 大多数申请都需要文件，包括原始的、分项的收据、 报价单/发票，预期采购清单或书面确认书 of prices from a vendor.
• 每次只能预支一笔现金. Leftover money and receipts 从预支现金中扣除的款项必须交回领导活动办公室 within three days of the purchase.
• 在提交费用申请之前，合同必须得到批准. Contract/event approvals should be submitted at least two weeks 在赛事开始前，至少在赛事开始前必须获得批准.

Deposit Form

Travel Form

• 每个扶轮社/委员会的成员都应填写旅行表格 并应作为文件与费用申请单一起提交.
• 每张旅行表只能申请一张支票，但可以记录多天.
• 所有正本收据必须附在旅行表格上. A MapQuest (or 如欲报销里程，请附上可比网站的打印件. Clubs/committees 除非使用的是租来的车辆，否则是否应该申请汽油发还. SGA will 对行驶里程的补偿为0美元.35 per mile; however, clubs/committees may choose 以较低的费率偿还他们的成员.
• 旅行表可用于里程报销、旅行期间的住宿、用餐、 tolls, etc. Refer to section 3.2.4. 有关开支限额等详情.

Catering Requests

餐饮申请应用于任何涉及餐饮服务或餐饮的活动. Forms should be submitted two weeks prior to an event. Four weeks 是否应该允许任何特别大或复杂性质的事件.

 

补充资金申请

• 扶轮社/委员会可填妥一份 Supplemental Funding Request.
• 请求补充通常需要 two weeks. The B&F委员会将与提出请求的扶轮社/组织/参议员会面并作出 向参议院提出建议，由参议院投票表决最终批准.
• 在一年中某一时点被特许而不允许该俱乐部参加的新俱乐部 在春季预算编制过程中，可通过申请补充获得经营预算. 第一学期注册的俱乐部可以申请最高3000美元的费用 在第二学期可以申请高达1500美元.

Category Transfers

• 类别转移是指扶轮社/委员会从一个类别转移资金 their budget to another.
• 如有正当理由，扶轮社/委员会可申请类别转移 (i.e. 某一活动的剩余资金，某一类别需要更多的资金，等等.) 通过填写预算修改请求.
• The B&F委员会必须核准职类转移，才能使其生效.
• 类别转移并不打算改变扶轮社/委员会的整体结构 budget.
• 款项不得转入茶点/娱乐类别.