举办活动

火博体育事件政策是基于同行机构中经过验证的最佳实践 是在学生会“火博体育校园安全”的咨询下制定的 校园生活协会和办公室，以回应我们社区日益增长的需求 为了更加统一、安全、一致地管理我们日益普及和成功 校园活动. 这一政策概述了责任和必要的工具 赞助商要遵守房间容量限制，防火法规和法律. 的 政策将帮助活动赞助商规范其活动的付费上座率，并将指导 他们配备适当的人员以维持活动的有序和安全. 它也被设计成 加强宾客的责任感.

受本政策约束的事件

这一政策适用于所有校园内，对公众开放的活动，包括派对， 在Spa, Falstaff's, Filene和任何其他批准的地方举行的舞会和大型社交活动 校园场地.

符合以下任何一项或多项标准的事件将被强制执行 这些政策中:

• 任何在校外宣传的派对、舞会或社交活动(包括口头宣传); 传单，Facebook或任何通过互联网的方式等等.); and/or
• alcohol will be served at 事件; and/or
• 任何预计出席人数超过100人的活动，包括讲座，私人活动 事件等.，受本政策相关部分的约束.

注意: 私人，仅限会员/邀请的聚会，定期会议/排练/练习 除了他的政策. 这些事件通常不做广告.

入学政策及广告

管理安全有序的入口，确定和控制最大出勤率 事实证明，参加活动是最困难的责任之一 赞助商会面. 因此，一份符合学校要求的计划必须在你申请之前到位 活动会做广告，入场信息应包括在所有提前宣传中 贴在你的活动入口处. 由于校园场地和活动的一致性 管理对我们所有项目的持续安全和成功至关重要， 为了一致性和公平性，所有赛事赞助商都需要遵循相同的做法.

入场上限视乎场地的容量及其他因素而定 这可能会影响人群的行为.g.(酒精、音乐).

所有赞助俱乐部/团体须提交活动登记表及 与领导活动的代表确认活动的安全/合规性 每项活动至少在活动前整整一周. 当时的专业 工作人员将与您讨论最佳做法并解释强制性程序. 我们的目标 是帮助你举办一场你可以引以为豪的活动，一场达到你目标的活动 对你的俱乐部和会员有很好的影响.

门票价格

火博体育学生会限制门票/门票价格，并鼓励所有人 为火博体育社区提供免费的活动. 活动赞助商有自由 SGA商业和财政委员会为他们的活动设定门票价格，但是 鼓励对学生获得奢侈品基金的渠道差异保持敏感. 当问 对于更高的票价，您可能希望考虑分层定价或“滑动定价” 规模”选项. 双方的一个选择是在某一特定时间之前提供较低的价格 时间，比如“11点前只有3美元”.m.， $5 after…”除了允许那些 有限意味着低价进入的选择，这也鼓励人们进入 早点开始，派对就开始了.

对活动收费的请求必须直接向SGA财务副总裁提出 至少在你的活动前两周安排事务.

考勤标准/选项

除了本政策中概述的必要程序外，活动赞助商 可以选择为他们的项目制定具体合理的参赛标准吗. 如果有任何 进入限制是需要的，这是至关重要的，他们包括在所有的广告. 例如，一个以服装为主题的活动可能会限制只有那些穿着的人出席 服装. 这一点必须清楚地列在所有的宣传材料和张贴清楚 在门口.

类似地，许多活动赞助商试图创建主要针对……的社会活动 大学同学和火博体育学生的特殊客人. 在这些情况下， 活动赞助商可以选择为其活动设置最低年龄限制，例如“over” 18只.”

以下是您可以选择为您的活动使用的示例进入策略，是这样的标准 是想要的.

• 无人陪同的参加者必须持有有效的大学证件才能进入活动.
• 没有学生证的参加者必须是火博体育大学在校生的客人.
• 火博体育学生每人最多可以带四名客人. 这些客人必须出入 和学生主持人. 火博体育的主人对他们的客人全程负责 事件.

设置任何具有歧视性的准入标准是不可接受的 考虑到种族、肤色、国籍、国籍、信仰、宗教、信仰， 性别，婚姻状况，性取向，性别认同，能力，退伍军人身份 或任何其他受适用法律保护的身份.

吸烟区

火博体育学院的宗旨 吸烟政策 是为了限制学生、教职员工和访客的潜在接触 减少二手烟的影响，减少校园火灾的风险，并提供 拥有健康、相互尊重的工作和学习环境的社区. 禁止在火博体育学院的所有设施、学院拥有的车辆和 离学校所有设施25英尺之内. A所有活动均为“非吸烟区”，不设吸烟区. 有人发现吸烟吗? 在会场内的人可能会被赶出会场，不允许再进入会场.

广告

学校政策禁止在社交活动和/或广告中使用酒精 中心主题或提倡或鼓励过度饮酒. 一个事件可能 如果保荐人不遵守此政策，将被取消. 不过，还是建议这样做 酒类服务必须在任何广告上标明 签约，以便潜在的与会者可以做出明智的选择.

同样，露骨/暗示性的营销也不适合向公众开放 在火博体育校园举行的社交活动. 赞助商应该意识到任何广告 为事件创造一个公众形象，而不仅仅是赞助团体和其个人 同时也为整个学院和校园里的所有火博体育学生服务. 请好好维护自己和火博体育的集体形象和声誉.

在设计活动促销活动时，请仔细考虑广告的影响 会对你的活动的性质，你的同伴的安全和幸福有什么影响 我们社区的整体印象. 你的目标群体是谁?你的期望是什么 你在创造吗?? 请记住，互联网可以用来快速传播信息， 不完全，而且远远超出了你喜欢的受众. 即使是纸质传单也可以流通 远远超出了你的本意. 广告的经验法则是避免使用 内容，图像或混合消息口号，你，你的朋友或家人会 尴尬或担心看到张贴在你家的前门.

所有赛事广告必须印有主办单位的名称和准确的信息 入学政策信息，包括入学费用，“需要身份证”的通知 以及为事件设定的其他标准. 对于受欢迎的活动，建议注意: “活动可能售罄:提前来”或类似的.

您的活动宣传应该清楚地说明它是否符合ada的可访问活动 以及是否可以联系任何人进行特殊需求安排(例如.g.,欢迎 为盲人、听力障碍者、行动障碍者等提供住宿.)

一定要看一下学院的 活动宣传指引.

派对和大型活动人员配备

负责任的派对或大型活动举办的基石始于足够的人员配备. 如果您的组织希望举办其中一个活动，则必须提供足够的 负责员工的舒适和安全，客人的福利 确保遵守所有校园政策和联邦政策， 州和地方法律. 通常，组织成员构成工作人员 指聚会或大型活动. 也可以寻求他人的帮助 MHC组织，以换取商誉，支付给该组织和/或在 服务贸易. (A written agreement is strongly encouraged; for example: “We’ll staff four of the eight people required for your party today; you’ll contribute four 我们下个月聚会的工作人员.”)

作为活动人员是一个重要的、负责任的、正式的大学角色. 事件 员工在轮班期间必须保持清醒和值班. 赞助 事件仍然对所有事件工作人员负责，即使他们是从事件招聘来的 另一个俱乐部. 主办俱乐部必须提供 事件船长 (下面是火博体育事件队长的更多信息). 所有活动人员的姓名必须列在 活动人员安排表(从领导活动办公室获取). 下面 所有的活动主办者都需要最低标准吗. 如果你不能保证所要求的 在整个活动中配备人员，你不应该计划举办活动.

需要指定的活动队长(或活动联合队长，如果你的扶轮社愿意的话) 活动的“主-经理”，负责与校园安全、餐饮沟通 服务，领导活动和其他学院的工作人员，确保所有的门 入境站随时都有充足的人员. 赛事队长必须是会员 赞助俱乐部. 他们需要监控事件的安全性和合规性 & 向校园安全中心提出任何安全问题. 在担保人的情况下 人员短缺，赛事队长必须立即招募足够的工作人员 达到规定的最低要求，否则活动不能进行和/或必须结束. 赛事队长 当值人员不能超过指定门或售票站的工作人员 几分钟，因为他们需要移动来监督事件的各个方面(事件) 车长可以暂时代替售票处的工作人员 合理的上厕所时间). 如果你的扶轮社有指定的联合队长，至少一个 两个船长 必须 在任何时候都要在场值班.

鼓励活动负责人与领导部门的专业工作人员会面 活动大约在活动前两周进行.

最低活动人员配备标准

• 其他批准场地的人员配备必须事先与领导讨论 活动专业人员.
• 所有的门和售票处必须在开票前至少20分钟有工作人员 广告开始时间.

没有按照规定的标准安排人员，或者没有坚持 任何其他概述的校园活动政策，将导致提前终止 事件和/或对赞助组织的校园制裁. (见下文 更多的信息.)

所有工作人员必须承诺留在现场，在他们的岗位上，遵守 火博体育的行为准则，在此之前和整个过程中必须保持清醒 他们的转变. 让醉酒的人代表你的组织是不可原谅的 还有大学.

鼓励所有当值的活动工作人员用徽章、t恤清楚地标明 或者其他俱乐部提供的标签.

可访问性

确保你的活动人员知道客人的最佳入口和出口 行动不便的人可能需要使用轮椅或拐杖，或者需要特殊的停车位 注意事项. 看到 创建包容性活动 了解更多信息.

进入程序:出口门

在任何指定出口工作的活动人员负责维护 门作为事件的“出口”. 任何人，包括俱乐部成员，都不得进入 除了值班的赛事队长和火博体育的专业人员 员工(校园安全、餐饮服务等.)筹备活动. 礼貌地引导客人 回到入口.

考虑为将要从事这些工作的学生举办事件安全培训研讨会 事件. 负责该活动的校园安全官员将向所有学生工作人员介绍情况 在活动前会议上讨论适当的安全和应急程序. 

阶段

除演出前另有安排外，除表演者外，任何人不得入内 演出期间，学院工作人员允许上台. 任何事件 不遵守本政策者可被终止.

在一些活动中，可能需要设置障碍物，以使人群与他们保持安全距离 在舞台上.

玩忽职守处罚

没有按照规定的标准安排人员，或者没有坚持 任何其他概述的校园活动政策，将导致提前终止 并可能失去俱乐部社交活动的编程特权 未来.

一个火博体育学生俱乐部的强大和可靠取决于它最弱的成员或员工. 最终，它是由发起人/主持人负责的任何缺点 它的活动人员. 如果一个或多个个人放弃任何工作岗位 俱乐部必须立即提供替补队员. 失败没有可以接受的借口 维持最少人手. 因此，明智的做法是计划多个专用备份 员工因延误、生病或他人失职. 提前，最优 在最初的计划和整个过程中不断加强，确保每个人 在你的扶轮社同意为你所赞助的活动捐款. 作为主人，你接受 这些任务和责任.

主办俱乐部保留所有与活动有关的人员配备和礼仪的责任. 每个火博体育学生都要对自己的法律和学校负责 符合政策的行为，并受到院长管理的制裁 的学生办公室，概述在大学政策部分的 学生手册 (可在网上“教务长”一栏找到).

此外，表演者应该被告知，鼓励学生的行为 违反学校规定的行为是不允许的. 例如，表演者鼓励 学生从事非法或不安全的行为(例如.g.(吸毒或冲上台) 他们的演出可能会被校方终止. 例如，鼓励学生吸食大麻或冲上舞台的表演者 他们的演出可能会被校方终止.

风险

专业人员，配合学院设施和适当的学院 风险管理者，鼓励所有学生运用良好的判断力并采取一切必要的预防措施 在计划活动时. 有时，学生可能会被要求做志愿者，但不限于此 搬运家具，分解舞台，并在活动结束后进行清理. 学生应该 有身体上的限制和/或对完成任务感到不舒服 一旦通知了专业工作人员，就会安排住宿 在学生的能力范围内. 学生们被鼓励成为一名专业人士 工作人员意识到与保持健康和安全有关的任何和所有问题 适合所有人的大学环境.